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【時間管理大師】 7種時間管理技巧 助你提升工作效率

HK_ep_mkt 2024-09-19

在節奏急速的香港,時間就是金錢,工作十分講求效率,一邊坐車,一邊回覆e-mail,爭分奪秒。「唔使急,但最緊要快」,可能大家在職場上都經常聽到,又會跟其他同事說過。

每天回到辦公室,打開電郵,就發現很多工作,限期很近,擔心時間不夠用。每天都這樣頻頻撲撲,更甚者有些人更會忙了一整天、一整個星期、一整個月,但都不知道忙了些甚麼。

因此,「時間管理大師」今天就想分享給大家知道,有效的時間管理方法,提升大家的工作效率,有助你減少甚至避免OT,或者不需要再擔心趕不及限期的問題。

什麼是時間管理?

時間管理在這裡又應稱為工作管理,就是如何有效分配你的時間,提升你的工作效率,從而令你可以在有限時間完成最多的工作,而且具質素。這樣的好處是可以令你工作時工作,休息時休息,同時可避免令自己精神繃緊。

時間管理的重要性?

有效的時間管理,可以令你一天好像比別人多數個小時一樣,完成更多的工作。

同時,也可以令你減少壓力,不需太擔心何時才能完成該項工作,能不能趕及時限等壓力。不知道你有沒有發現,特別工作很多、限期逼近時,你會焦慮、緊張,然後不斷想著該如何解決,但反而其實更浪費你的工作時間,變相令你的時間更不足。

再者,就是可以解決拖延症問題,安排好每日需要完成的任務,而且必須令自己完成,避免自己偷懶,就不需再做Deadline Fighter,不會把過多的工作堆積在同一日完成。因此,有效的時間管理方法,就可以助你在同一時間內完成更多工作,又可以減少你的壓力,更可以解決你的拖延症問題。

下文就會分享7個時間管理技巧,輕鬆學會,你也可以成為「時間管理大師」。

時間管理技巧1:按重要性/逼切性填寫待辦清理 (To-Do-List)

不知道大家會不會寫待辦工作清單(To-Do-List)?首先,如果大家想起那一個工作就做那一個工作,看到電郵說需要做那一項就去做那一項,你永遠都不知道自己需要完成的工作有多少,還有多少時間,多少工作未完成,更甚就是那些忙了一整天但不知道自己忙了甚麼。因此,需要有寫待辦工作清單(To-Do-List)的習慣。

但即使你有寫待辦工作清單(To-Do-List)的習慣,又是不是隨心想到甚麼工作就寫下去呢?

這裡就給你分享一下,一個較有效率的做法。先寫下需要完成的工作,再按重要程度/緊急程度排序,最後劃分時間,比較建議只劃分上午和下午。

例子如下:

小明有A、B、C、D四項工作—工作A需要中午前提交但不太複雜,工作B則是每日日常工作,工作C比較輕鬆、工作D就是最重要和用時較長、不可出錯。

那麼小明的待辦工作清單(To-Do-List)應該如此安排:

上午:

1. 工作A

2. 工作D

下午:

3. 工作B

4. 工作C

因為一般上午的能量較高、較集中、較有效率。先完成工作A不單因為中午前要提交,而且工作不太複雜,較快完成,當你看見自己的工作有進度,自然更有動力完成餘下的工作。

之後完成工作D,就趁著自己的工作能量仍然處於較高水平,就處理最重要的工作,提升效率及避免出錯。

到下午,飯後通常會較睏倦,就先處理工作B,就是日常工作,一來確保當天一定有足夠時間完成,然而就是因為每天都重覆,不會這麼容易出錯。

最後,就處理工作C,因為能量所剩無幾,就處理最輕鬆的工作,而且不會有太大壓力,確保自己放工後可以放鬆。同時,工作C是最輕鬆的工作,真的萬一因為前面的工作用時比預期長,趕不急完成工作C,影響也不至於太大。

以上就是填寫待辦清理 (To-Do-List)的方法,也是時間管理技巧最重要的一個。

時間管理技巧1.1:把工作限期記低,盡量提早安排工作

上面提及了如何每天填寫待辦清理 (To-Do-List),當中提及需要寫下當天要完成的工作,但掛一漏萬,最好的方法就是當收到一個工作,就先把限期記下。

例如:今天收到一項工作,需要2星期後提交,可能暫時有其他更逼切的工作,就先把這個工作的Deadline記下,待有空間的日子才處理。既可以避免忘記工作,也可以不用急於處理。這個小小的技巧,可以助你妥善安排工作。

那麼要如何記低將要完成的工作,寫在Memo紙又怕吹掉,所以最好就是寫在月曆上。

因此,你就需要一個座檯月曆,把你將來的工作寫在座檯月曆上面,隨時查看,提醒自己,就可以避免忘記。

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座檯月曆

時間管理技巧2:訂定小休時間

不知道大家有沒有試過一直集中工作,但到某一個位腦部突然停止運作,想不到任何東西。原因是過度用腦。就如跑步一樣,跑到一定距離,都需要休息一下,補充水份,才可繼續跑。工作也是一樣,需要給自己小休,放鬆一下,腦部才有能量繼續運作。

所以建議就是,每完成一項工作,就給自己一個小休時間 (5-10分鐘),去一下廁所,起身伸展一下,讓自己放鬆一下,再繼續工作。

這樣,比起你一直埋頭苦幹,效率會更高。

時間管理技巧3:不要一回到公司就查看電子郵件或信息

正如上面所講,一回到公司,趁著能量最高的時間,先寫好待辦清理 (To-Do-List),而避免一坐下就檢查電子郵件或信息。原因是,當你在一開始,精神最集中的時間就檢查電子郵件或信息,就會被其他人的要求牽著走,大腦就會進入「被動反應模式」,不斷思考如何回應,就會打亂你工作的節奏,也會減慢你的工作效率。

時間管理技巧4:先了解、制定好處理事情方法,再執行

不知道你會不會有一個習慣,一開始就埋頭苦幹,見步行步,見到那一步就做那一步,直至完成整個工作,但過程中,就可能出現倒轉了次序從而需要重覆步驟等問題。因此,在開始一項工作前,先制定策略,知道有多少個步驟,如何完成,然後跟住策略進行,這可以加快你的工作效率,不需要每完成一個步驟,再去想下一個步驟要如何完成。

這個也是時間管理技巧中一個重要的技巧,用了這個方法後,你會發現你的工作順暢了不少。

時間管理技巧5:善用通訊軟件的狀態及關閉通知

大家都會使用不同的通訊軟件進行內部或外部溝通,但大家可能也試過,當你努力進行一個工作時,同事就會透過通訊軟件找你,需要你幫忙處理其他東西。

更多時候那些工作都不是最逼切,但當你停下來閱讀信息,來回溝通,再回到你本身的工作時,又要浪費時間思考自己做到那一步,下一步應該如何。然而,當你到需要處理同事要求的工作時,因為當下沒有仔細思考,結果又要重新花時間溝通,一來一回,就浪費了很多時間。

因此,現在不少工作用的溝通軟件,例如:Teams、Slack、Spark等,都可以調教狀態。大家不妨善用,當你集中處理某項工作時,就把狀態設為忙碌,待完成工作後再回來檢查信息,這個技巧就可以助你集中處理工作,提升工作效率。

時間管理技巧6:不要經常留意時間

不知道大家會不會因為Deadline臨近,所以每隔一會,就會看一看時間,從而告訴自己剩餘多少時間。這樣的習慣也很影響工作效率,不知道你有沒有發現,當你不停留意時間,就會告訴自己時間不足,需要加快,但同時,就會變得緊張、焦慮、手忙腳亂,反而工作效率更慢,也更容易出錯。

因此,不要經常留意時間,也是一個看似微不足道,但又有用的時間管理技巧。當你處於集中的工作狀態,工作效率自然能夠提升,比起你一直焦慮,提醒自己要加快,反而更有效。

時間管理技巧7:提交文件前先仔細檢查,避免需要事後修改,重覆同一項工作

最後一個時間管理技巧,就是仔細檢查,避免錯漏,避免重覆處理同一項工作,影響工作節奏。特別一些講求速度、效率的工作,很多人會選擇趕時間,用最短的時間內完成,有錯漏就之後再作打算。這樣其實很影響你的工作效率,也影響上司對你工作表現的評價。

因此,我建議的一個時間管理技巧,看似人人都知道,但又未必會做,就是提交前仔細檢查工作,避免重覆處理。

總結

以上就是一些實用的時間管理技巧,希望可以助你有效規劃你的工作,提升你的工作效率。有了這些方法,你會發現你的8小時比以前更加長,更多時間完成更多工作。這樣,升職加薪的機會也提高!

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