一般來說,印刷公司都會建議使用專業的程式裝作印刷的稿件,比如Adobe Illustrator (Ai)和Adobe Photoshop (Ps)。然而,顧客未必有以上所提及的專業程式或技術,大多數的他們會問:「如果我將Word轉換成PDF作印刷稿可以嗎?」雖然Word輸出成PDF檔案作印刷稿理論上是能夠做到的,但是由於Word只是用作一般文書處理的軟體,印刷時會出現以下幾個問題:

色彩模式不同(RGB & CMYK)

彩色印刷時所應用的色彩模式為CMYK(青色、洋紅色、黃色、黑色),原理是將以上四種油墨顏色按比例疊加調色,疊加的油墨越多,顏色越深。而Word應用的色彩模式為螢幕RGB(紅色、綠色、藍色),原理是三種色光的重疊混色,重疊的色光越強,顏色則越淺。Word檔案輸出為PDF時並不能將色彩模式轉為CMYK。因此,若然把色彩模式為RGB的稿件作印刷,成品的顏色會有所偏差,例如較鮮艷的顏色印刷後會比原來的顏色灰暗一些。

圖片解析度(DPI)不足

當圖片插入Word檔案時,會經過檔案壓縮,因此圖片的解析度(DPI)亦會下降為200。而為了確保圖片在印刷後足夠清晰,圖片的解析度需至少350。如果印刷稿件內的圖片解析度不足350,印刷成品所展示的圖片會變得模糊,便會影響整體印刷品質。

文字輸出問題

Word檔案中的文字輸出成PDF時會遇到字體上問題,例如使用的字體變為亂碼,令文字內容未能完整顯示出來。另外,如果在Word中使用了粗體或斜體效果、文字藝術師、原稿格線、透明、填滿效果、材質等於文字內容,輸出PDF檔案時可能會無法正確顯示。因此,原本在Word中使用的文字設計或字體,可能無法顯示在輸出的PDF檔案和印刷成品上。

尺寸及出血位問題

印刷用的PDF檔案需要包括出血位,而Word並不是專門用作排版的軟體,因此它沒有設定出血位的功能。若然要設定出血位,便需要在設定尺寸大小一欄自訂尺寸,將稿件設定為「原有的尺寸加上出血位」。不過,設定後則要注意邊界設定,會否佔到出血位區域,或是太貼近出血位。儘管版面設置上可以做到印刷稿件的尺寸及排版要求,可是設置過程比用作排版的軟體較為繁複。

雖然以Word轉存PDF檔案為印刷稿確實是方法之一,門檻相對而言亦比較低,但可以的話還是建議大家使用Adobe Illustrator (Ai)和 Adobe Photoshop (Ps)等排版設計軟件吧!