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一文為你講解如何籌備公司年度晚宴 – Annual Dinner策劃指南

HK_ep_mkt 2024-01-08

一文為你講解如何籌備公司年度晚宴- Annual Dinner策劃指南

公司年度晚宴 (Annual Dinner)是甚麼?

公司年度晚宴 (Annual Dinner)是每間公司一年一度的大事,通常在年底舉行,用於展示公司過去一年的成就,頒發各個獎項鼓勵公司員工,慰勞同事對上一整年的辛勞付出。

能夠成功籌備一個公司年度晚宴,事前必須要詳細策劃,包括場地、飲食、流程、預算、晚宴節目等,還有控制預算,安排後勤人手,裝飾佈置,甚至頒獎的獎杯、獎狀、贈品等等,都需要全部考慮清楚。因此,也是一個艱鉅的任務。

舉辦公司年度晚宴(Annual Dinner)的意義是甚麼?

如上文所述,公司年度晚宴 (Annual Dinner)是用以感謝員工、給老闆們直接向所有員工表達公司業績及方向、增加員工對公司的歸屬感、對外展示公司形象。

所以,公司年度晚宴(Annual Dinner)充滿意義:

  • 感謝員工:公司年度晚宴(Annual Dinner)就是希望透過一餐盛宴,以及透過一些獎杯、獎狀等,答謝員工在過去一整年的付出。
  • 給老闆們直接向所有員工表達公司業績及方向:在公司年度晚宴(Annual Dinner)中,會有老闆致辭的環節,除了答謝的說話,一般也會分享過去一年的成績,以及對來年的展望。
  • 增加員工對公司的歸屬感:透過一些獎項答謝員工的付出,以及讓他們了解公司整體狀況更多,從而增加他們的歸屬感。
  • 對外展示公司形象:完成公司年度晚宴(Annual Dinner)後,一般都會在社交平台上更新,從而可以對外展示公司上下一心、樂也融融的形象。

如何策劃公司年度晚宴 (Annual Dinner)

以下逐一為你講解如何策劃公司年度晚宴(Annual Dinner):


1. 確定晚宴主題
需要籌備的公司年度晚宴(Annual Dinner) 是甚麼主題和概念,例如:豪華高貴、平實樸素、西式還是中式,這也會影響場地選擇、預算控制、人手策劃、以及後續的晚宴籌備工作等等,所以最重要的是需要確定晚宴主題。

2. 預算規劃
在策劃晚宴時,確定Annual Dinner的預算範圍,包括場地租賃、飲食、娛樂、裝飾等各項費用。妥善管理預算,並確保充分利用資源,是其中一個很重要的一環。

3. 選擇日期和時間:
選擇一個適合大多數人的日期和時間。最好提前通知參與者,以確保他們能在日程上安排。

4. 選擇公司年度晚宴 (Annual Dinner)場地
根據預期的參與人數和預算,選擇一個適合的場地。考慮場地的大小、設施、地理位置和停車情況。

5. Annual Dinner中的餐飲選擇
餐飲選擇與晚宴場地息息相關,基本上決定用甚麼晚宴場地,也大致選擇了餐飲是甚麼,到底是到會美食、中式圍餐,還是西式Buffet。不過也需在細節上考慮大家的口味,最好給同事們一些選擇,還要跟餐廳商討價格。

6. 策劃公司年度晚宴(Annual Dinner)當晚的活動流程
策劃公司年度晚宴(Annual Dinner)中的活動流程,以確保晚宴能夠順利舉行是十分重要,例如每項活動的時間安排,哪些項目為Annual Dinner打響頭炮,哪些嘉賓壓軸出場,每一個環節用多少時間,也是策劃公司年度晚宴(Annual Dinner)中十分重要的項目。

籌備公司年度晚宴(Annual Dinner)需要注意甚麼?


在籌備公司年度晚宴(Annual Dinner)時,也有一些瑣碎的事件需要留意。
1. 預早策劃及籌備
每年年尾都會是公司年度晚宴(Annual Dinner),除了在疫情時,每年應該都如常舉行,時間大致不變,所以當到10月、11月就需及早策劃籌備,為晚宴做準備。

2. 裝飾和佈置
在籌備晚宴時,裝飾和佈置看似簡單,但其實十分重要和繁瑣,因為需要構想佈置風格主題,配合公司形象,也需要購買裝飾品,也需要到現場佈置,看似簡單,但卻很重要。

3. 娛樂節目
確定公司年度晚宴(Annual Dinner)的娛樂節目,如音樂表演、舞蹈、魔術表演等。與表演者預約,並安排時間表和節目流程。

4. 安排活動流程
在公司年度晚宴(Annual Dinner)中, 整晚rundown是十分重要的一環,時間控制,當中項目的豐富程度,整個Annual Dinner順利與否,節目能否吸引同事,基本上也為這個公司年度晚宴評了分數,所以是不可輕視的一部份。

5. 頒獎和贈品
在Annual Dinner中,獎項和贈品用來鼓勵和慰勞同事的小心意,以報答同事過往的努力付出。一般而言,獎項都會用證書、獎座、獎杯或獎牌,再加上現金獎或贊助的禮物。

策劃公司年度晚宴(Annual Dinner)小貼士

1. 安全和保安:如果公司人數眾多,需考慮聘請保安,避免有外來人士混入當中。

2. 品牌形象:當完成整場公司年度晚宴(Annual Dinner)後,謹記整理全個宴會的花絮,然後在各個社交媒體中,以幫助建立品牌形象。

3. 邀請函:即使是公司同事,也謹記每個同事發送一張邀請函,而且預早通知,以隆重其事,也是對同事的一份尊重。

FAQ

Q: 需要預早多少時間籌備Annual Dinner?
A:早幾個月。請謹記,全港大小公司也在年尾舉行Annual Dinner,如果你想找到心水場地,而且不需太貴,請預早籌備。

Q: 如何選擇食物種類及表演活動?
A:可以用Google Form給同事填寫喜好等,以方便籌備。

Q: 如何衡量Annual Dinner是否成功?
A:事前設定KPI,例如能否按時完成,在過程中留意現場氣氛及反應,方便事後檢討。

你的小幫手

上文提及多項事務需要籌備,而當中,印刷品佔重要一部份。而e-print 提供一站式服務,為你的晚宴作好準備。
印刷方面:菜單、場刊、邀請函、海報、遊戲卡等物資。
獎座類有超過百款的產品,獎狀、水晶獎座、獎盃、獎牌、旗幟錦旗。
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每間公司和活動都有不同的需求,你可以根據自己的情況進一步定制和調整這些準備工作。祝你成功舉辦一個難忘的年度晚宴!

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